Für einen ef­fek­tiven Ein­satz eines elek­tro­ni­schen Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­tems ist es er­for­der­lich, pa­pier­ge­bun­dene Do­ku­mente und Daten mög­lichst früh­zeitig in dem Ar­beitspro­zess von ihrer phy­si­schen Form zu lösen und sie aus­schließ­lich di­gital zu spei­chern und zu ver­ar­beiten.

ent­falten Sie das volle Po­ten­zial Ihres DMS

Dieser Schritt wird als „Ima­ging“ oder Er­fas­sung be­zeichnet. Zum Ein­satz kommen dabei qua­li­tativ hoch­wer­tige Scanner. In diesem Ar­beits­schritt werden die vor­mals pa­pier­ge­bun­denen Do­ku­mente di­gital er­fasst, mit Me­ta­in­for­ma­tionen an­ge­rei­chert, gemäß der Ab­la­ge­struktur zu­ge­ordnet und es werden ent­spre­chende Nut­zer­rechte de­fi­niert. Fortan stehen Ihnen und Ihren Mit­ar­bei­tern auch für diese Do­ku­mente sämt­liche Vor­teile eines elek­tro­ni­schen Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­tems zur Ver­fü­gung (z.B. er­leich­terte Re­cherche, gleich­zei­tige Be­ar­bei­tung etc.).

Die Kern­funk­tio­na­li­täten in diesem Ar­beits­schritt lassen sich damit wie folgt zu­sam­men­fassen:

• Er­fas­sung (Scannen, Im­por­tieren)
• Kon­ver­tie­rung und Kom­pri­mie­rung
• An­rei­che­rung mit Me­ta­in­for­ma­tionen
• In­de­xie­rung und Klas­si­fi­zie­rung
• Fest­le­gung und Zu­ord­nung von Le­bens­zy­klus­re­geln (Be­ar­bei­tungs­dauern, Ar­chi­vie­rungs­dauern etc.) und Be­nut­zer­rechten

ent­plexit berät Sie be­züg­lich des ef­fek­tiven Ein­satz von elek­tro­ni­schen Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­temen und bei der Über­füh­rung von pa­pier­ge­bun­denen Do­ku­mente in ihr di­gi­tales Pen­dant. Wir über­prüfen und ge­stalten Ihre Ar­beitspro­zesse, damit Sie den höchst­mög­li­chen Nutzen aus Ihrem Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-System rea­li­sieren und Ihre Mit­ar­beiter eine Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung er­fahren.