Durch die stän­dige Zu­nahme der In­for­ma­ti­ons­menge, die in Un­ter­nehmen di­gital ver­ar­beitet und ge­spei­chert wird, er­weist sich eine lang­fris­tige und re­vi­si­ons­si­chere Do­ku­men­te­nar­chi­vie­rung als eine immer dring­li­chere Not­wen­dig­keit.

Dabei haben elek­tro­ni­sche Do­ku­men­te­nar­chive im Ge­gen­satz zu den klas­si­schen Ar­chivsys­temen zahl­reiche Vor­teile (zeit­lich und phy­sisch un­ab­hän­gige Ver­füg­bar­keit, schnelles Auf­finden, Ver­knüp­fung von art­ver­wandten Be­legen und viele wei­tere mehr).

Auf­be­wah­rung ge­schäfts­re­le­vanter Un­ter­lagen muss ei­nigen ge­setz­li­chen An­for­de­rungen ge­nügen

Wei­terhin ist zu vor allem be­rück­sich­tigen, dass die Auf­be­wah­rung ge­schäfts­re­le­vanter Un­ter­lagen heute ei­nigen ge­setz­li­chen An­for­de­rungen ge­nügen muss (z.B. des Han­dels­ge­setz­bu­ches, der Ab­ga­ben­ord­nung und den Grund­sätzen ord­nungs­mä­ßiger DV-ge­stützter Buch­füh­rungs­sys­teme und wei­teren). Diese Vor­schriften richten sich ins­be­son­dere auch an elek­tro­ni­sche Ar­chivsys­teme. Dabei müssen Auf­be­wah­rungs­fristen von sechs bis zehn Jahren er­füllt und die not­wen­digen Si­cher­heits­a­spekte hin­sicht­lich Zu­griffs­be­rech­ti­gung, Pro­to­kol­lie­rung, Ori­gi­nalt­reue und Wie­der­auf­find­bar­keit der Do­ku­mente durch das ver­wen­dete Ar­chivsystem ga­ran­tiert werden.

Für die Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung er­geben sich hieraus spe­zi­fi­sche An­for­de­rungen an die ver­wen­deten Da­ten­for­mate sowie an Spei­cher­tech­no­lo­gien und in erster Linie an die ver­wen­dete Soft­ware.

Die Not­wen­dig­keit / die Vor­teile einer Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung:

• Ein­hal­tung recht­li­cher und re­gu­la­to­ri­scher An­for­de­rungen (Com­pliance)
• Ver­bes­serte Kon­trolle und Ein­hal­tung von Auf­be­wah­rungs­fristen
• Schnelle und zu­ver­läs­sige Aus­kunfts­fä­hig­keit (zeit­liche und räum­liche Un­ab­hän­gig­keit)
• Ge­zielte Ver­knüp­fung mit Work­flows / Ge­schäftspro­zessen und Ihrer Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Lö­sung
• Re­duk­tion der Be­triebs­kosten durch Ent­las­tung klas­si­scher Ar­chive
• Zu­kunfts­si­cher­heit (In­ves­ti­ti­ons­schutz)
• Ver­rin­ge­rung des Be­triebs­ri­sikos im Ka­ta­stro­phen­fall (z.B. Na­tur­ka­taspro­phen)
• Ver­rin­ge­rung des mensch­li­chen Be­triebs­ri­sikos durch Si­cher­stel­lung der voll­stän­digen In­for­ma­ti­ons­ver­füg­bar­keit

ent­plexit bietet Ihnen ein um­fas­sendes An­­gebot im Be­reich der Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung:

• Ana­lyse hin­sicht­lich des Nut­zens und der Not­wen­dig­keit einer Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung (Be­trach­tung be­triebs­wirt­schaft­li­cher und or­ga­ni­sa­to­ri­scher Be­lange)
• Be­ra­tung bei Kon­zep­tion, Aus­wahl, Um­set­zung, Im­ple­men­tie­rung und Ein­füh­rung einer Do­ku­menten-Ar­chiv­lö­sung
• Be­ra­tung beim Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment sowie hin­sicht­lich Ihrer Work­flows
• In­te­gra­tion einer Do­ku­menten-Ar­chiv­lö­sung in Ihre be­ste­hende Sys­tem­land­schaft (auch be­ste­hende Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Lö­sungen)
• Mo­ni­to­ring und Sup­port für Ihr Do­ku­menten-Ar­chivsystem
• Ganz­heit­liche und voll­stän­dige Pro­jekt­pla­nung und -durch­füh­rung sowie Pro­jekt­con­trol­ling