Auch heute noch werden viele Ge­schäftspro­zesse über pa­pier­ba­sierte Do­ku­mente ab­ge­wi­ckelt. Be­lege werden vor ihrer Ver­ar­bei­tung auf­wendig ge­sichtet, be­wertet und ge­prüft.

Pa­pier­ba­sierte Do­ku­mente ver­lang­samen Ihre Ab­läufe und re­du­zieren Ihre Pro­duk­ti­vität

Diese pa­pier­ge­bun­dene Be­ar­bei­tung birgt auch zahl­reiche Nach­teile, u.a.:

• zeit und per­so­nal­auf­wen­dige Be­ar­bei­tung
• feh­lende Trans­pa­renz
• Da­ten­hal­tung an ver­schie­denen Stellen
• auf­wen­diges Su­chen von In­for­ma­tionen
• lange Ent­schei­dungs­wege
• keine zen­trale Ab­lage

Eine Lö­sung be­steht im Ein­satz von Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­temen (DMS), die Ihre Pro­duk­ti­vität deut­lich stei­gern können und gleich­zeitig Kosten ein­sparen, z.B. durch ver­rin­gerten Be­darf an Ar­chiv- und La­ger­räumen.

Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­teme bringen enorme Vor­teile, sollten je­doch ganz­heit­lich be­trachtet werden

Al­ler­dings hat der Ein­satz bzw. die Ein­füh­rung von Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­temen auch weit­rei­chende Kon­se­quenzen und zur Ent­fal­tung des vollen Po­ten­zials dieser Sys­teme sind viele Aspekte zu be­rück­sich­tigen. Bei­spiels­weise gelten auch für DMS die ein­schlä­gigen Ar­chi­vie­rungs­richt­li­nien. Wei­terhin sind auch Richt­li­nien im Be­reich Com­pliance und Da­ten­schutz zu be­achten und Ihre be­ste­henden Ab­läufe sollten hin­sicht­lich des neuen Sys­temen ge­prüft bzw. op­ti­miert werden.

ent­plexit ist ein Ex­perte auf dem Ge­biet des Do­ku­menten-Ma­na­ge­ments und deren ganz­heit­liche Eta­blie­rung in­ner­halb von Un­ter­nehmen.

In den fol­genden Ru­briken er­fahren Sie mehr über unser An­gebot im Be­reich Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment bzw. bei Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­temen:

• Ima­ging & Er­fas­sung – Über­füh­rung pa­pier­ge­bun­dener Do­ku­mente in ihr elek­tro­ni­sches Pen­dant

• Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung – elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung ist auch in­ner­halb eines DMS es­sen­ziell

• Work­flow-Op­ti­mie­rung – bei Ein­füh­rung neuer IT-Sys­teme sollten auch Work­flow über­prüft bzw. an­ge­passt werden

• Com­pliance – weit­rei­chende Kon­se­quenzen, auch im Um­feld Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment

• Da­ten­schutz – wird Ihr Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-System ge­set­zes­kon­form be­trieben?

• Sha­re­Point – große Her­aus­for­de­rungen für das be­liebte System

Haben Sie Fragen zur The­matik Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment bzw. Do­ku­menten-Ma­na­ge­ment-Sys­temen? Wir un­ter­stützen Sie gerne. Spre­chen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kon­takt­for­mular.