E-Mails ent­halten häufig un­ter­neh­mens­wich­tige oder ge­schäfts­kri­ti­sche In­for­ma­tionen, deren re­vi­si­ons­si­chere Auf­be­wah­rung inklu­sive zeit­nahem Wie­der­auf­finden es­sen­ziell ist. Au­ßerdem wird das E-Mail-System in vielen Un­ter­nehmen zu­neh­mend als füh­rendes Ar­beits­mittel ge­nutzt.

Ge­schäfts­re­le­vante E-Mails un­ter­liegen re­gu­la­to­ri­schen Vor­schriften

Um die in E-Mails ent­hal­tenen In­for­ma­tionen struk­tu­riert und re­vi­si­ons­si­cher auf­zu­be­wahren, wird eine E-Mail-Ar­chi­vie­rung be­nö­tigt. Wei­terhin ge­hören zu einer E-Mail Ar­chi­vie­rungs­lö­sung auch die Iden­ti­fi­zie­rung und Klas­si­fi­zie­rung der auf­be­wah­rungs­pflich­tigen In­for­ma­tionen gemäß re­gu­la­to­ri­scher Vor­schriften, die sich aus Normen und Ge­setzen er­geben (z.B. GDPdU, AO, HGB, GoBS etc.).

Die Not­wen­dig­keit / die Vor­teile einer E-Mail-Ar­chi­vie­rung:

• Ein­hal­tung recht­li­cher und re­gu­la­to­ri­scher An­for­de­rungen (Com­pliance)
• Ver­bes­serte Kon­trolle und Ein­hal­tung von Auf­be­wah­rungs­fristen
• Schnelle und zu­ver­läs­sige Aus­kunfts­fä­hig­keit
• Re­duk­tion der E-Mail Be­triebs­kosten durch Ent­las­tung der E-Mail-Server und E-Mail-Spei­cher
• Op­ti­mie­rung der Mail Per­for­mance auf­grund ständig wach­senden E-Mail Vo­lu­mens
• Zu­kunfts­si­cher­heit (In­ves­ti­ti­ons­schutz)
• Ver­rin­ge­rung des tech­ni­schen Be­triebs­ri­sikos im Ka­ta­stro­phen­fall
• Ver­rin­ge­rung des mensch­li­chen Be­triebs­ri­sikos durch Si­cher­stel­lung der voll­stän­digen In­for­ma­ti­ons­ver­füg­bar­keit
• Kos­ten­trans­pa­renz durch nut­zungs­ab­hän­gige Preis­mo­delle z. B. per Mailbox (An­wender) und be­legtem Spei­cher­platz

Unser Port­folio um­fasst ein um­fas­sendes An­­gebot im Be­reich der E-Mail-Ar­chi­vie­rung:

• Ana­lyse hin­sicht­lich des Nut­zens und der Not­wen­dig­keit einer E-Mail-Ar­chi­vie­rung (Be­trach­tung be­triebs­wirt­schaft­li­cher und or­ga­ni­sa­to­ri­scher Be­lange)
• Be­ra­tung bei Kon­zep­tion, Aus­wahl, Um­set­zung, Im­ple­men­tie­rung und Ein­füh­rung einer E-Mail-Ar­chiv­lö­sung
• Be­ra­tung beim E-Mail-Ma­na­ge­ment sowie hin­sicht­lich Ihrer Work­flows
• In­te­gra­tion einer E-Mail-Ar­chiv­lö­sung in Ihre be­ste­hende Sys­tem­land­schaft
• Mo­ni­to­ring und Sup­port für Ihr E-Mail-Ar­chivsystem
• Ganz­heit­liche und voll­stän­dige Pro­jekt­pla­nung und -durch­füh­rung sowie Pro­jekt­con­trol­ling