Elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung ist kein Selbst­zweck und ebenso wenig ist sie ein All­ge­meingut, wie die Dis­kus­sionen um die „Grund­sätze des Da­ten­zu­griffs und der Prüf­bar­keit di­gi­taler Un­ter­la­gen“ (Kurz­form „GDPdU“) unter Be­weis stellen. Eine Da­ten­si­che­rung ge­nügt nicht den An­sprü­chen einer elek­tro­ni­schen Ar­chiv­lö­sung, ebenso wenig wie ein hier­ar­chi­sches Spei­cher­ma­na­ge­ment. Die An­for­de­rungen und Her­aus­for­de­rungen für eine elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rungs­lö­sung sind wei­taus höher.

Viele Un­ter­nehmen haben den Wert von ihren di­gi­talen In­for­ma­tionen – ver­teilt auf zahl­reiche Wis­sens- und Da­ten­basen, wie bei­spiels­weise Wikis oder Da­ten­banken – be­reits er­kannt. Denn di­gi­tale In­for­ma­tionen sind heut­zu­tage ein kri­ti­scher Er­folgs­faktor; und die Ab­hän­gig­keit von der Ver­füg­bar­keit dieser di­gi­talen In­for­ma­tionen wird immer größer.

Bei der elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung geht um es um die lang­fris­tige Ver­füg­bar­keit von di­gi­talen In­for­ma­tionen und ins­be­son­dere um ihre Un­ver­än­der­bar­keit und si­chere Auf­be­wah­rung (oft­mals ist hier die Rede von einer „re­vi­si­ons­si­che­ren“ Ar­chi­vie­rungs­lö­sung).

Für Un­ter­nehmen ist die Ein­füh­rung einer elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung ver­pflich­tend

Zu be­rück­sich­tigen ist, dass für Un­ter­nehmen die Ein­füh­rung einer elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung ver­pflich­tend ist. Dabei gibt es bei­spiels­weise die ge­setz­liche An­for­de­rung an die lang­fris­tige, re­vi­si­ons­si­chere Auf­be­wah­rung von Ge­schäfts­do­ku­menten (siehe auch Com­pliance) sowie die Not­wen­dig­keit einen ein­heit­li­chen Zu­griff auf alle In­for­ma­tionen des Un­ter­neh­mens zu haben. Diese Ver­pflich­tungen ba­sieren auf zahl­rei­chen Normen und Ge­setzen, wie bei­spiels­weise die oben er­wähnte GDPdU, aber auch den „Grund­sätzen ord­nungs­mä­ßiger Buch­füh­rung“ (GOB), der Ab­ga­ben­ord­nung (AO), dem Han­dels­ge­setz­buch (HGB) etc.

Die ent­plexit GmbH bietet ihren Kunden eine kom­pe­tente Be­ra­tung rund um die The­matik elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung und den ver­wandten Ge­bieten des Daten- und Do­ku­men­ten­ma­na­ge­ments, sowie zur Ein­hal­tung und Über­prü­fung von Com­pliance-Richt­li­nien.

Be­treiben Sie eine ge­set­zes­kon­forme Ar­chiv­lö­sung?

Wollen auch Sie sich si­cher sein, dass Ihre Sys­teme den ge­setz­li­chen An­for­de­rungen an elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rungs­lö­sungen ge­nügen und Sie Ihre In­for­ma­tionen in­ner­halb Ihres Un­ter­neh­mens ef­fektiv nutzen? In uns finden Sie einen ver­läss­li­chen Ex­perten.

In fol­genden Ru­briken er­fahren Sie mehr über das An­gebot der ent­plexit GmbH im Be­reich der Elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung:

• Do­ku­menten-Ar­chi­vie­rung – re­vi­si­ons­si­chere Ab­lage für ge­schäfts­re­le­vante Un­ter­lagen

• E-Mail-Ar­chi­vie­rung – E-Mail-Sys­teme findet oft­mals zu wenig Be­ach­tung im Kon­text der Ar­chi­vie­rung

• ERP- / SAP-Ar­chi­vie­rung – maß­ge­schnei­derte Lö­sungen für die Da­ten­ar­chi­vie­rung Ihres SAP-Sys­tems

• Com­pliance – IT-Sys­teme sind un­mit­telbar be­troffen

• Sha­re­Point-Com­pliance – große Her­aus­for­de­rungen für das be­liebte System

Haben Sie Fragen zur Elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung? Wir un­ter­stützen Sie gerne. Spre­chen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kon­takt­for­mular.